Pour faire simple, le booking artistique consiste à mettre en relation l’artiste et un « client » dans le cadre d’une prestation. Il nous faut veiller à ce que cette « relation » se déroule au mieux.
Voici les quatre étapes nécessaires à l’organisation d’une prestation :
La demande ou l’offre de booking,
La négociation des éléments contractuels,
L’exécution de la prestation par l’artiste,
Et enfin le paiement de celle-ci.
Qui sont les acteurs principaux dans l’organisation d’une prestation ? Quel processus à suivre avant de produire un artiste ? Quelles sont les obligations contractuelles à appliquer entre la société de booking et le client ?
Rien de très compliqué, voici tout ce que vous devez savoir !
Quelles sont les parties-prenantes ?
Une demande de booking peut émaner d’un particulier, d’une production, d’une association, d’un comité d’entreprise, d’une institution, d’un média etc. C’est vraiment très varié. De notre côté nous faisons également un travail de prospection ciblé à destination des acteurs de la vie artistique et culturelle.
Comment se négocie un contrat ?
La négociation du contrat se fait donc après la prise de contact. Les deux parties dévoilent leur budget et s’entendent sur la durée, le lieu et les conditions de la prestation ; quand il s’agit de booking à l’étranger, on négocie des VHR, qui correspondent à la compensation des frais de transports et hôteliers engendrés par l’artiste et le staff qui l’accompagne.
Comment se déroule le jour J ?
Vient le jour de la prestation. Le rôle de l’agence de booking est aussi, dans la mesure du possible, d’accompagner l’artiste sur place pour vérifier que toutes les conditions techniques soient respectées. C’est parfois un bon moyen de rencontrer le client afin de créer une relation privilégiée et plus « humaine » avec ce dernier.
La finalisation d’un contrat de booking.
C’est au moment du paiement de la prestation que la présence d’un intermédiaire entre l’artiste et le client peut se révéler déterminante. Elle permet d’accélérer le processus et surtout d’en assurer le bon déroulement, les deux parties étant à égalité.
L’agence de booking joue donc un rôle d’intermédiaire entre le client, qui peut être un festival, une boîte de nuit ou encore une salle de concert, et l’artiste souhaité. L’agence devra se charger de valider les disponibilités de l’artiste aux dates souhaitées, établir les contrats entre l’artiste et la société tout en validant le budget nécessaire que devra donner la société pour réserver la date, et bien entendu veiller à faire respecter les conditions et clauses du contrat en amont mais aussi le jour J du booking.
